Pilango Pilates Academy Training Terms and Conditions

Regulamin określa zasady zapisów, płatności, rezygnacji i udziału w szkoleniach Pilango Pilates Academy.

§1 Postanowienia ogólne

Organizatorem szkoleń jest Arcana Group sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Księcia Witolda 38-40/U8, 50-202 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001248863, NIP 5851511542, REGON 545037188, kapitał zakładowy 5 000 zł, prowadząca Pilango Pilates Studio i Pilango Pilates Academy, ul. Księcia Witolda 38-40/U8, 50-202 Wrocław (dalej: Organizator).
Kontakt z Organizatorem: info@pilangopilates.com, tel. +48 451 639 905.
Regulamin dotyczy wszystkich szkoleń, kursów i warsztatów prowadzonych przez Pilango Pilates Academy (dalej: Szkolenie).
Uczestnik to osoba zapisana na Szkolenie. Zapis oznacza akceptację Regulaminu.
Terminy, program, cena i miejsce każdego Szkolenia są podane w systemie zapisów Fitssey i na stronie pilangopilates.com.

§2 Zapisy i zawarcie umowy

Zapisy przyjmujemy przez system Fitssey, a w uzgodnionych przypadkach także mailowo, telefonicznie lub przez wiadomość prywatną.
Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia zapisu przez Organizatora.
Miejsce na Szkoleniu jest zarezerwowane dla Uczestnika po zaksięgowaniu płatności zgodnie z §3. Do tego czasu zapis jest wstępny.
Liczba miejsc jest ograniczona i decyduje kolejność opłaconych zapisów.
Organizator może odmówić zapisu lub przyjąć zapis wyłącznie po wcześniejszej płatności, jeśli Uczestnik wcześniej nie wywiązał się z zobowiązań wobec Organizatora.

§3 Płatności

Cena Szkolenia jest podana w Fitssey i obejmuje świadczenia wymienione w opisie Szkolenia.
Płatność można wnieść przez Fitssey, przelewem lub – po wcześniejszym uzgodnieniu – gotówką lub kartą w studio.
Pełna opłata powinna zostać wniesiona najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem Szkolenia. Przy zapisie później niż 14 dni przed startem – w dniu zapisu.
Organizator może przyjąć zaliczkę w wysokości 500 zł, która rezerwuje miejsce. Pozostałą kwotę trzeba wpłacić w terminie z ust. 3.
Jeśli Organizator zgodzi się na płatność gotówką na miejscu, Uczestnik płaci najpóźniej przed rozpoczęciem pierwszego dnia Szkolenia. Zgoda na płatność na miejscu nie zwalnia z zasad rezygnacji opisanych w §5.
Brak płatności w terminie oznacza utratę rezerwacji. Organizator może wtedy przekazać miejsce innej osobie.
Na życzenie Uczestnika Organizator wystawia fakturę. Dane do faktury należy podać przed dokonaniem płatności.

§4 Materiały szkoleniowe

Uczestnik otrzymuje skrypt szkoleniowy w formie PDF. Skrypt wysyłamy po zaksięgowaniu pełnej płatności, a przy płatności na miejscu – w dniu Szkolenia, po wniesieniu opłaty.
Skrypt, zdjęcia, ilustracje i inne materiały są chronione prawem autorskim i należą do Organizatora lub współpracujących z nim autorów.
Materiały są przeznaczone wyłącznie do własnego użytku Uczestnika. Nie wolno ich kopiować, udostępniać, sprzedawać ani publikować – w całości ani we fragmentach – bez pisemnej zgody Organizatora.
Nie wolno nagrywać Szkolenia (audio i wideo) bez zgody prowadzącego.
Jeśli Uczestnik otrzymał skrypt, a następnie zrezygnuje ze Szkolenia, opłata za skrypt – równa cenie licencji indywidualnej danego podręcznika w sklepie Pilango (obecnie 169 zł) – nie podlega zwrotowi albo jest należna, jeśli Uczestnik nie wniósł jeszcze płatności. Uczestnik, który nie opłaci skryptu, ma obowiązek go usunąć.

§5 Rezygnacja i zmiana terminu przez Uczestnika

Rezygnację należy zgłosić pisemnie: mailowo na info@pilangopilates.com lub wiadomością SMS / prywatną. Liczy się data i godzina otrzymania wiadomości.
Zasady zwrotu i przeniesienia zależą od tego, kiedy Uczestnik zrezygnuje:

Kiedy Uczestnik rezygnuje	Zwrot wpłaconej kwoty	Przeniesienie na inny termin
30 dni lub więcej przed startem	100% (minus opłata za skrypt, jeśli został wysłany)	bezpłatnie
od 29 do 14 dni przed startem	50%	bezpłatnie, jednorazowo
mniej niż 14 dni przed startem	brak zwrotu	jednorazowo, za opłatą 150 zł
w dniu Szkolenia, nieobecność lub przerwanie udziału	brak zwrotu	brak – wyjątki opisuje ust. 5

Jeśli Uczestnik nie wpłacił jeszcze całości, a zrezygnuje później niż 14 dni przed startem, ma obowiązek zapłacić zaliczkę 500 zł albo – jeśli otrzymał już skrypt i nie wpłacił zaliczki – opłatę za skrypt z §4 ust. 5.
Zamiast rezygnować, Uczestnik może wskazać osobę zastępczą – bez dodatkowych kosztów, jeśli zgłosi to najpóźniej 2 dni przed startem.
W sytuacjach losowych – choroba Uczestnika lub dziecka, wypadek – Organizator może zaproponować przeniesienie na kolejny termin tego samego Szkolenia. Decyzja należy do Organizatora i może zależeć od przedstawienia zaświadczenia.
Przeniesienie jest ważne na najbliższą edycję lub edycję w ciągu 12 miesięcy. Niewykorzystane w tym czasie przepada bez zwrotu.
Kod rabatowy lub voucher wykorzystany przy zapisie nie podlega zwrotowi ani wymianie na gotówkę.

§6 Odwołanie lub zmiana Szkolenia przez Organizatora

Organizator może odwołać Szkolenie lub zmienić jego termin, gdy zapisze się mniej niż 6 osób albo z przyczyn od niego niezależnych, np. choroby prowadzącego.
Organizator informuje o tym Uczestników niezwłocznie, a przy zbyt małej liczbie zapisów najpóźniej 7 dni przed startem.
Uczestnik wybiera wtedy jedno z dwóch: pełny zwrot wpłaconej kwoty w ciągu 14 dni albo bezpłatne przeniesienie na inny termin.
Organizator może zmienić prowadzącego na osobę o równoważnych kwalifikacjach oraz wprowadzać drobne zmiany w programie, które nie zmieniają jego zakresu.
Organizator nie odpowiada za koszty dojazdu ani noclegu Uczestnika.

§7 Przebieg Szkolenia, obecność, egzamin i certyfikat

Uczestnik powinien być obecny na co najmniej 80% godzin Szkolenia, żeby przystąpić do egzaminu.
Szkolenia certyfikowane kończą się egzaminem praktycznym i teoretycznym.
Po zdaniu egzaminu Uczestnik otrzymuje certyfikat ukończenia Szkolenia.
Przy niezdanym egzaminie Uczestnik może raz przystąpić do poprawki w ciągu 3 miesięcy. Poprawka kosztuje 150 zł.
Uczestnik, który nie spełni wymogu obecności, może uzupełnić brakujące zajęcia na kolejnej edycji za opłatą 300 zł za dzień.
Szkolenia zaczynają się punktualnie. Spóźnienie nie wydłuża czasu zajęć.

§8 Świadczenia dodatkowe

W cenie Szkolenia Uczestnik otrzymuje 1 h dowolnych zajęć grupowych oraz 2 h wynajmu sali do praktyki własnej w Pilango Pilates Studio, ul. Księcia Witolda 38-40/U8, 50-202 Wrocław. Świadczenia te są realizowane wyłącznie stacjonarnie w studio – nie udostępniamy ich w formie online i nie wymieniamy na gotówkę. Można je wykorzystać w ciągu 3 miesięcy od zakończenia Szkolenia, po wcześniejszej rezerwacji.
Kolejne godziny praktyki własnej są płatne:
- 70 zł/h – po ukończeniu 1–3 szkoleń w Pilango,
- 60 zł/h – po ukończeniu więcej niż 3 szkoleń w Pilango.
Niższe ceny obowiązują przez rok od ostatniego ukończonego szkolenia.
Uczestnik zostaje dodany do zamkniętej grupy Szkolenia. Organizator może usunąć z grupy osobę, która zrezygnowała ze Szkolenia lub narusza zasady grupy.
Świadczenia z ust. 1 przysługują tylko Uczestnikowi, który opłacił Szkolenie i wziął w nim udział. Rezygnacja przed startem nie daje do nich prawa.

§9 Zdrowie i bezpieczeństwo

Uczestnik bierze udział w części praktycznej na własną odpowiedzialność i oświadcza, że nie ma przeciwwskazań zdrowotnych do wysiłku fizycznego.
Uczestnik informuje prowadzącego przed Szkoleniem o urazach, ciąży, chorobach lub innych ograniczeniach, które mogą mieć wpływ na ćwiczenia.
Uczestnik stosuje się do poleceń prowadzącego i zasad korzystania ze sprzętu.
Uczestnik odpowiada za szkody w sprzęcie lub wyposażeniu studia wyrządzone z jego winy.
Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione w studio.

§10 Wizerunek

Podczas Szkolenia Organizator może robić zdjęcia i nagrania do celów szkoleniowych i promocyjnych.
Wizerunek Uczestnika publikujemy tylko za jego zgodą, wyrażoną przy zapisie lub na początku Szkolenia. Zgodę można w każdej chwili wycofać mailowo.

§11 Prawa konsumenta i odstąpienie od umowy

Uczestnik będący konsumentem, który zapisał się na odległość (Fitssey, mail, telefon), może odstąpić od umowy bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od jej zawarcia. Wtedy otrzymuje pełny zwrot w ciągu 14 dni od złożenia oświadczenia.
Te same prawa przysługują osobie prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, jeśli umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego.
Jeśli Szkolenie zaczyna się przed upływem 14 dni od zapisu, Uczestnik przy zapisie wyraźnie żąda rozpoczęcia usługi przed tym terminem. Odstępując od umowy po rozpoczęciu Szkolenia, płaci za część usługi wykonaną do chwili odstąpienia.
Skrypt PDF jest treścią cyfrową. Uczestnik, który przed upływem 14 dni wyrazi zgodę na jego wysłanie i przyjmie do wiadomości utratę prawa odstąpienia w tym zakresie, nie może odstąpić od umowy w części dotyczącej skryptu.

§12 Reklamacje

Reklamacje dotyczące Szkolenia można zgłaszać mailowo na info@pilangopilates.com w ciągu 14 dni od jego zakończenia.
Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko, nazwę i termin Szkolenia oraz opis zastrzeżeń.
Organizator odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania.
Ewentualna rekompensata, np. kod rabatowy lub voucher, jest jednorazowa i zamyka reklamację. Nie wymienia się jej na gotówkę.

§13 Dane osobowe i postanowienia końcowe

Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Dane przetwarzamy w celu realizacji Szkolenia, wystawienia faktury i kontaktu z Uczestnikiem, zgodnie z RODO. Szczegóły opisuje polityka prywatności.
Regulamin obowiązuje od 1 września 2026 r. i jest dostępny na stronie pilangopilates.com oraz w Fitssey.
Organizator może zmienić Regulamin. Zmiany nie dotyczą Szkoleń, na które Uczestnik zapisał się przed ich wprowadzeniem.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o prawach konsumenta.

This English version is provided for convenience. In case of any discrepancy, the Polish version prevails.

These Terms set out the rules for registration, payment, cancellation and participation in Pilango Pilates Academy trainings.

§1 General provisions

The trainings are organised by Arcana Group sp. z o.o., with its registered office in Wrocław, ul. Księcia Witolda 38-40/U8, 50-202 Wrocław, Poland, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register (KRS) under number 0001248863, NIP (tax ID) 5851511542, REGON 545037188, share capital PLN 5,000, which runs Pilango Pilates Studio and Pilango Pilates Academy, ul. Księcia Witolda 38-40/U8, 50-202 Wrocław (the "Organiser").
Contact with the Organiser: info@pilangopilates.com, phone +48 451 639 905.
These Terms apply to all trainings, courses and workshops run by Pilango Pilates Academy (each a "Training").
A Participant is a person registered for a Training. Registering means accepting these Terms.
The dates, programme, price and venue of each Training are given in the Fitssey booking system and on pilangopilates.com.

§2 Registration and conclusion of the contract

We accept registrations through Fitssey and, where agreed, also by email, phone or private message.
The contract is concluded when the Organiser confirms the registration.
A place on the Training is reserved for the Participant once payment has been received in accordance with §3. Until then the registration is provisional.
The number of places is limited and places are allocated in the order of paid registrations.
The Organiser may refuse a registration, or accept it only against prior payment, if the Participant has previously failed to meet their obligations to the Organiser.

§3 Payments

The price of the Training is shown in Fitssey and covers the services listed in the Training description.
Payment can be made through Fitssey, by bank transfer or – if agreed in advance – in cash or by card at the studio.
The full fee should be paid no later than 14 days before the Training starts. If you register later than 14 days before the start, payment is due on the day of registration.
The Organiser may accept a deposit of PLN 500, which reserves the place. The remaining amount must be paid by the deadline in clause 3.
If the Organiser agrees to payment in cash on site, the Participant pays no later than before the start of the first day of the Training. Agreeing to payment on site does not exempt the Participant from the cancellation rules in §5.
Failure to pay on time means the reservation is lost. The Organiser may then give the place to another person.
The Organiser issues an invoice at the Participant's request. Invoice details must be provided before payment.

§4 Training materials

The Participant receives a training manual in PDF format. We send the manual once full payment has been received or, for payment on site, on the day of the Training after the fee has been paid.
The manual, photos, illustrations and other materials are protected by copyright and belong to the Organiser or to authors who work with the Organiser.
The materials are for the Participant's own use only. They may not be copied, shared, sold or published, in whole or in part, without the Organiser's written consent.
The Training may not be recorded (audio or video) without the instructor's consent.
If the Participant has received the manual and then cancels the Training, the manual fee – equal to the price of the individual licence for that manual in the Pilango shop (currently PLN 169) – is non-refundable or, if the Participant has not paid yet, is due. A Participant who does not pay for the manual must delete it.

§5 Cancellation and change of date by the Participant

Cancellations must be made in writing: by email to info@pilangopilates.com or by text / private message. The date and time the message is received counts.
Refunds and transfers depend on when the Participant cancels:

When the Participant cancels	Refund of the amount paid	Transfer to another date
30 days or more before the start	100% (less the manual fee, if the manual has been sent)	free of charge
29 to 14 days before the start	50%	free of charge, once
less than 14 days before the start	no refund	once, for a fee of PLN 150
on the day of the Training, absence or leaving part-way	no refund	none – see clause 5 for exceptions

If the Participant has not yet paid in full and cancels later than 14 days before the start, they must pay the PLN 500 deposit or – if they have already received the manual and have not paid a deposit – the manual fee under §4 clause 5.
Instead of cancelling, the Participant may name a replacement person, at no extra cost if they let us know no later than 2 days before the start.
In unforeseen circumstances – illness of the Participant or their child, an accident – the Organiser may offer a transfer to the next date of the same Training. The decision rests with the Organiser and may depend on a supporting certificate.
A transfer is valid for the next edition or an edition within 12 months. If not used within that time, it lapses without refund.
A discount code or voucher used at registration is non-refundable and cannot be exchanged for cash.

§6 Cancellation or change of the Training by the Organiser

The Organiser may cancel a Training or change its date if fewer than 6 people register, or for reasons beyond its control, such as the instructor's illness.
The Organiser informs Participants without delay and, where there are too few registrations, no later than 7 days before the start.
The Participant then chooses one of two options: a full refund of the amount paid within 14 days, or a free transfer to another date.
The Organiser may replace the instructor with a person of equivalent qualifications and make minor changes to the programme that do not change its scope.
The Organiser is not responsible for the Participant's travel or accommodation costs.

§7 Course of the Training, attendance, exam and certificate

The Participant should attend at least 80% of the Training hours to sit the exam.
Certified Trainings end with a practical and a theoretical exam.
After passing the exam, the Participant receives a certificate of completion.
If the Participant fails the exam, they may resit it once within 3 months. The resit costs PLN 150.
A Participant who does not meet the attendance requirement may make up the missed sessions at a later edition for a fee of PLN 300 per day.
Trainings start on time. Arriving late does not extend the session.

§8 Additional benefits

The Training price includes 1 hour of any group class and 2 hours of studio hire for self-practice at Pilango Pilates Studio, ul. Księcia Witolda 38-40/U8, 50-202 Wrocław. These benefits are available only in person at the studio – they are not offered online and cannot be exchanged for cash. They can be used within 3 months of the end of the Training, by prior booking.
Further self-practice hours are charged:
- PLN 70/h – after completing 1–3 trainings at Pilango,
- PLN 60/h – after completing more than 3 trainings at Pilango.
The lower prices apply for one year from the last completed training.
The Participant is added to the Training's closed group. The Organiser may remove from the group anyone who has cancelled the Training or breaks the group rules.
The benefits in clause 1 are available only to a Participant who has paid for and taken part in the Training. Cancelling before the start gives no right to them.

§9 Health and safety

The Participant takes part in the practical part at their own risk and declares that they have no health contraindications to physical exercise.
Before the Training, the Participant informs the instructor of any injuries, pregnancy, illnesses or other limitations that may affect the exercises.
The Participant follows the instructor's directions and the rules for using the equipment.
The Participant is liable for damage to the studio's equipment or fittings caused through their fault.
The Organiser is not responsible for items left at the studio.

§10 Image

During the Training, the Organiser may take photos and recordings for training and promotional purposes.
We publish a Participant's image only with their consent, given at registration or at the start of the Training. Consent can be withdrawn by email at any time.

§11 Consumer rights and withdrawal from the contract

A Participant who is a consumer and registered at a distance (Fitssey, email, phone) may withdraw from the contract without giving a reason within 14 days of its conclusion. They then receive a full refund within 14 days of submitting the statement.
The same rights apply to a sole trader if the contract is not of a professional nature for them.
If the Training starts before 14 days have passed since registration, the Participant expressly requests at registration that the service begin before that deadline. If they withdraw after the Training has started, they pay for the part of the service performed up to the moment of withdrawal.
The PDF manual is digital content. A Participant who, before the 14 days have passed, consents to it being sent and acknowledges the loss of the right of withdrawal in this respect cannot withdraw from the contract as regards the manual.

§12 Complaints

Complaints about a Training can be sent by email to info@pilangopilates.com within 14 days of its end.
A complaint should include the Participant's full name, the name and date of the Training and a description of the issue.
The Organiser responds to a complaint within 14 days of receiving it.
Any compensation, such as a discount code or voucher, is one-off and closes the complaint. It cannot be exchanged for cash.

§13 Personal data and final provisions

The controller of Participants' personal data is the Organiser. We process data to deliver the Training, issue invoices and contact the Participant, in accordance with the GDPR. Details are in our privacy policy.
These Terms apply from 1 September 2026 and are available on pilangopilates.com and in Fitssey.
The Organiser may amend these Terms. Changes do not apply to Trainings the Participant registered for before they were introduced.
Matters not covered by these Terms are governed by the Polish Civil Code and the Consumer Rights Act.